Automatización y software a medida para administradores de fincas

En Digitup Studio, los proyectos cuestan a partir de 1.000 € y se entregan a partir de 2 semanas. Por encima de ese mínimo, el precio depende de qué tiene que hacer la herramienta, en qué canales funciona (web, WhatsApp, email), con qué sistemas se conecta y cuánta información maneja. Un asistente sencillo para la web está más cerca del mínimo; un sistema con incidencias, proveedores, juntas y portal de propietarios cuesta más. El presupuesto llega después de ver cómo trabajáis. Según el proyecto, el pago puede ir por hitos, repartirse en 6 o 12 meses o hacerse con cuota mensual, como contamos en formas de trabajar.

En Digitup Studio, el plazo mínimo de entrega es de 2 semanas, para alcances pequeños y bien definidos. Una primera versión funcional suele validarse en semanas si el alcance está claro; si además hay que conectar el programa de administración, el correo y WhatsApp, el trabajo se divide en más fases. No usamos un número de semanas estándar: el calendario se fija después de ver cómo entra una incidencia y qué pasa con ella. Lo normal es empezar por una pieza, como WhatsApp e incidencias, y sumar proveedores, portal o juntas cuando la primera ya está en uso. Cómo dividimos un desarrollo en fases lo contamos en software a medida.

No. Si vuestro programa de contabilidad y gestión funciona, se queda: construimos la parte que falta y la conectamos con lo que ya utilizáis. Podemos integrar o sincronizar el software de administración, el ERP o la contabilidad, el email, Microsoft 365, Google Workspace, Drive, Excel, WhatsApp, Telegram, la firma electrónica y otras herramientas con API. La conexión con el programa de administración depende de que ofrezca una API o una exportación de datos fiable, y lo comprobamos al principio, antes de comprometer nada. Si no la ofrece, lo complementamos con una capa encima o migramos por partes. Muchas de estas conexiones son automatizaciones entre sistemas que ya tenéis.

Con permisos según la función, separación de la información para que cada usuario vea solo lo que le corresponde, registro de acciones, credenciales protegidas, copias de seguridad y revisión humana en las operaciones importantes. Estas medidas se definen desde el diseño, porque una administración maneja datos personales de propietarios, inquilinos y proveedores, además de recibos, deudas y actas. El modelo de IA se elige con vosotros según privacidad, coste y tipo de tarea, y un asistente sobre vuestra documentación (un sistema RAG) consulta solo fuentes autorizadas. La administración decide cómo cumple el RGPD y su deber de confidencialidad; Digitup Studio no da asesoramiento jurídico.

Se automatiza bien el trabajo de mover información: identificar la comunidad y al propietario que escribe, clasificar tipo y prioridad, pedir fotos y datos que faltan, crear la incidencia, avisar al proveedor, relacionar su presupuesto y recordar lo que lleva días sin actualizarse. También se puede reunir el contexto de una junta y preparar un primer borrador de acta. Un asistente de WhatsApp con IA atiende lo repetitivo y el equipo puede entrar en la conversación en cualquier momento. Lo que no automatizamos es el criterio profesional: recomendar un proveedor, decidir qué se aprueba o validar un acta. La IA prepara; el administrador decide.

Lo llevan directamente los dos socios de Digitup Studio, un estudio técnico de Madrid fundado en 2019: Stas Nikitin, CEO, responsable de producto y de la gestión del proyecto, y Anton Zverev, CTO, que decide la arquitectura y dirige el desarrollo. Son vuestros interlocutores de principio a fin, sin pasar el proyecto a un equipo junior después de la primera reunión. Si hace falta, se suman especialistas de nuestra red en UX/UI, frontend, backend, datos o IA, pero los responsables no cambian. Quien escucha cómo gestionáis incidencias, proveedores y juntas es también quien decide cómo se construye.

Todavía no: Digitup Studio no tiene publicado ningún caso de una administración de fincas, y preferimos decirlo claramente. Lo que sí tenemos son más de 50 proyectos desarrollados desde nuestros inicios, varios con la lógica que necesita una administración: backoffices con estados y asignación de trabajo, chatbots conectados a datos propios e integraciones entre sistemas. Por ejemplo, para Tasaciones.com desarrollamos desde cero el backoffice, la asignación de encargos por zona y tipología y la máquina de estados de cada encargo, parecida al recorrido de una incidencia. Los casos publicados están en casos de éxito.

Con una llamada sin compromiso de 30 minutos con Anton Zverev, el CTO, o escribiéndonos desde el formulario de esta página. No hace falta saber qué tecnología necesitáis: basta con contarnos cuántas comunidades lleváis, cómo entran las incidencias, qué programa usáis y dónde se pierde el hilo. Revisamos el caso, os proponemos un enfoque técnico y unas fases, y os decimos también si creemos que no merece la pena construirlo. Si encaja, empezamos por una primera versión acotada, por ejemplo WhatsApp e incidencias. Si antes preferís un análisis de vuestros procesos, podéis empezar con una auditoría de IA.